Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dabei unterstützt, ihre Rechnungsfreigabe und Kreditorenprozesse digital zu organisieren. Statt Rechnungen manuell per E-Mail, Papier oder einzelnen Dateien zu bearbeiten, können Unternehmen den gesamten Ablauf von der Rechnungseingangsprüfung bis zur Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung zentral abbilden. Dadurch lassen sich wiederkehrende administrative Aufgaben strukturieren und die Transparenz im Rechnungsprozess erhöhen.

Ein wichtiger Bestandteil von Signique ist die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital erfasst und relevante Informationen strukturiert übernommen werden. Ein zentraler digitaler Rechnungseingang sorgt dafür, dass Rechnungen gebündelt verwaltet werden können und nicht auf verschiedenen E-Mail-Postfächern oder lokalen Ablagen verteilt sind. Dies erleichtert die Bearbeitung und ermöglicht einen besseren Überblick über offene Vorgänge.

Für die interne Rechnungsprüfung bietet Rechnungsfreigabe Software Signique mehrstufige Freigabeworkflows. Unternehmen können Freigabeprozesse entsprechend ihren organisatorischen Anforderungen abbilden und Rechnungen an die jeweils zuständigen Personen weiterleiten. Die digitale und mobile Rechnungsfreigabe ermöglicht es berechtigten Mitarbeitern, Rechnungen auch außerhalb des klassischen Büroarbeitsplatzes zu prüfen und freizugeben. Zusätzlich kann die Erkennung von Duplikaten dabei helfen, doppelt eingereichte Rechnungen frühzeitig zu identifizieren.

Auch die Verbindung zur Buchhaltung spielt eine zentrale Rolle. Durch die DATEV-Integration beziehungsweise den DATEV-Export können relevante Rechnungsinformationen für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Dadurch lässt sich die digitale Rechnungsprüfung besser mit bestehenden Buchhaltungsprozessen verbinden. Unternehmen können ihre Abläufe dadurch von der Rechnungserfassung über die Freigabe bis zur Übergabe an die Buchhaltung durchgängig digital strukturieren.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der ordnungsgemäßen Archivierung und dem Datenschutz. Signique unterstützt eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung und berücksichtigt bei der Verarbeitung personenbezogener beziehungsweise geschäftlicher Daten die Anforderungen der DSGVO. Für Unternehmen ist dies besonders relevant, da Rechnungen häufig sensible Informationen enthalten und über längere Zeiträume nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen.

Insgesamt bietet Signique einen zentralen Ansatz für die Digitalisierung von Rechnungsfreigabe und Kreditorenbuchhaltung. Automatisierte Datenerfassung, digitale Freigabeworkflows, mobile Genehmigungen, Duplikaterkennung, DATEV-Anbindung sowie strukturierte Archivierung können dazu beitragen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Rechnungsprozesse übersichtlicher zu gestalten. Für KMU, die ihre Eingangsrechnungen effizienter und digitaler verwalten möchten, stellt eine solche SaaS-Lösung einen praktischen Ansatz zur Modernisierung bestehender Abläufe dar.